Datenschutzhinweise

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Kontaktdaten werden erst nach Klick angezeigt, um die automatische Erfassung durch einfache Bots zu erschweren.

2. Hosting und Serverstandort

Nach aktuellem Projektstand werden die Daten auf Servern in Deutschland verarbeitet. Der konkrete Hosting-Anbieter bzw. Auftragsverarbeiter ist hier zu ergänzen: NetCup.

CampOffice ist auf einen DSGVO-konformen Einsatz ausgerichtet und verarbeitet auch sensible Daten, insbesondere Gesundheitsangaben zu Teilnehmern.

3. Welche Daten in CampOffice gespeichert werden

Die folgenden Datenkategorien sind anhand der aktuellen Datenbankstruktur und Funktionen des Projekts sicher belegbar.

3.1 Teilnehmerdaten

• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum, Geschlecht
• Straße, Postleitzahl, Ort
• Namen der Erziehungsberechtigten bzw. Eltern
• Telefonnummern der Eltern / Erziehungsberechtigten
• Notfall-Telefonnummer
• E-Mail-Adresse der Eltern / Erziehungsberechtigten
• Schwimmstatus
• Gesundheitsnotizen
• Allergien
• Essensbesonderheiten / food restrictions
• Medikationsangaben morgens, mittags, abends
• weitere Medikamentenhinweise
• Versicherungsnummer
• Name und Telefonnummer des Arztes / der Arztpraxis
• Informationen zu früheren Camps und früheren Kursen
• Referenzen auf Teilnehmerfotos in verschiedenen Größen
• Erstellungs- und Änderungszeitpunkte

3.2 Betreuer- und Benutzerdaten

• Vorname, Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Angaben zu Leiterlizenz
• Admin-Status
• Status, ob Login aktiviert ist
• Status für Offline-Speicherung
• Passwort-Hash für Logins
• interne Notizen
• Essenshinweise / food notes
• Erstellungs- und Änderungszeitpunkte

3.3 Camp- und Standortdaten

• Camp-Name
• Start- und Enddatum
• Anzahl geplanter Betreuer
• QR-Token
• Standortname
• Standortadresse
• Hintergrundbild-Referenz für Standorte
• ToDo-Dokumente, Regel-Dokumente und wichtige Standortinformationen

3.4 Raum- und Belegungsdaten

• Raumnamen
• Kapazitäten
• Positionen und Größen für Planansichten
• Zimmer- und Betreuerzuweisungen zu Camps
• Aktivierungsstatus von Räumen pro Camp

3.5 Programm-, Kurs- und Organisationsdaten

• Kursnamen und Kursbeschreibungen
• Zuordnungen von Betreuern zu Kursen
• Programmblöcke mit Datum, Zeitslots, Titel und Farbe
• Programmpunkte innerhalb von Blöcken mit Titel und Farbe
• Nutzerideen zum Programm
• Küchendienst-Zuordnungen mit Datum und Mahlzeit
• Erinnerungen und Reminder-Texte je Camp
• Persönliche ToDos je Nutzer und Camp

3.6 Vorfälle und Dokumentation

• Vorfallstyp
• Titel
• Beschreibung / Freitext
• Datum und Uhrzeit des Vorfalls
• Status, ob Informationen fehlen
• Zuordnung zu Camp, Teilnehmern und Betreuern
• Ersteller sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkte

3.7 Kassen- und Belegdaten

• Art der Buchung (Einnahme / Ausgabe)
• Betrag
• Beschreibung
• Datum
• Belegdatei / receipt path
• Ersteller und Erstellungszeitpunkt

3.8 Fotodaten

• Dateiname
• Originaldateiname
• MIME-Type
• Zuordnung zu Camp und Teilnehmer
• Erstellungszeitpunkt

4. Kategorien betroffener Personen

• Teilnehmer von Camps und Freizeiten
• Erziehungsberechtigte / Eltern / Notfallkontakte
• Betreuer, Leitungspersonen und Administratoren
• ggf. Träger- oder Gesamtverantwortliche mit Zugriff auf Übersichten

5. Zwecke der Verarbeitung

• Organisation und Durchführung von Camps, Freizeiten und Ferienlagern
• Teilnehmerverwaltung und Gesundheitsorganisation
• Check-in und Anwesenheitsorganisation
• Zimmer- und Raumplanung
• Küchendienst- und Ablaufplanung
• Programm- und Kursorganisation
• Dokumentation von Vorfällen
• Kassenführung und Belegorganisation
• Erstellung von Übersichten, Listen und internen Arbeitsansichten

6. Rechtsgrundlagen

Die konkreten Rechtsgrundlagen für den Einsatz von CampOffice im jeweiligen organisatorischen Kontext sind noch zu ergänzen: ---.

Je nach Einsatzszenario können insbesondere Einwilligungen, Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtungen oder berechtigte Interessen relevant sein. Die genaue Zuordnung sollte vor dem produktiven Einsatz rechtlich geprüft und dokumentiert werden.

7. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Empfänger der Daten sind grundsätzlich nur die für das jeweilige Camp berechtigten Nutzer innerhalb von CampOffice sowie die mit dem Hosting und Betrieb beauftragten Stellen. Konkrete Angaben zu Hosting-Anbieter, weiteren Unterauftragnehmern und ggf. Support-Zugriffen: NetCup GmbH.

8. Speicherdauer und Löschung

Die konkrete Speicherdauer ist organisationsabhängig festzulegen: Die Träger bzw. Administratoren der einzelnen Vereine müssen sich selbst um eine passende Speicherdauer kümmern und die Daten entsprechend löschen. .

Sensible Daten (Geundheitsinformationen, Adressen und Telefonnummern) werden allerdings vom System automatisch 3 Tage nach Campende gelöscht.

9. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

10. Cookies, Sessions und technische Daten

CampOffice verwendet technisch notwendige Session- und Anwendungsmechanismen, um Logins, PWA-Verhalten und die Nutzung der Anwendung zu ermöglichen. Dazu gehören: Cookies, lokalen Speicherungen, Protokolldaten und technischen Logdaten.

11. Stand dieser Hinweise

Stand: 05.04.2026